День делопроизводителя – как он проходит Print

День делопроизводителя – как проходит рабочий день профессионалов и когда отмечают профессиональный праздник делопроизводителей и секретарей. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?

День делопроизводителя – когда отмечается праздник

В России и в Украине нет официально установленного профессионального праздника – Дня делопроизводителя, и часто на предприятиях День делопроизводителя отмечается в день регистрации предприятия или в день подписания приказа о создании отдела делопроизводства на предприятии.

Как проходит рабочий день делопроизводителя

День делопроизводителя длится как обычный рабочий день у всех служащих – с 9:00 до 18:00, с перерывом на обед в 13:00 до 14:00. Конечно, бывают исключения в виде авралов по причине ошибок и неумения вышестоящим руководством планировать свою работу, но: не торопитесь домой в 18:00, если вас просят помочь. Это воздастся сторицей.

 

Во-первых, вы всегда можете рассчитывать на то, что вас отпустят к стоматологу или по другим делам в рабочее время, поэтому не надо жадничать в отношении своего личного времени после 18:00. Как говорил один из начальников: Можете вообще на работу не ходить, но если мне что-нибудь понадобится…

В организациях, где возможно установить приёмное время для посетителей, приём входящей корреспонденции – писем, заявлений, приём посетителей в канцелярии планируется на первую половину дня. В первую половину дня входящая корреспонденция и регистрируется – вносится в общую базу данных на предприятии.

В 12:00 все принятые за утро документы зарегистрированы и передаются на рассмотрение руководителю. С 12:00 до обеденного перерыва в 13:00 в отделе делопроизводства обычно подчищают хвосты вчерашнего дня, готовят организационно-распорядительные документы – печатают тексты приказов или распоряжений, готовят обзоры для руководителя.

После окончания обеденного перерыва делопроизводители снова приступают к работе и занимаются во второй половине дня так называемым закрытиемписемсо всех отделов делопроизводителю приносят информацию о том, каким образом выполнено или удовлетворено то или иное обращение в организацию. Делопроизводитель вносит в базу данных ссылки на информацию о выполнении документа – и таким образом документ считается отработанным и закрытым. В обязанности делопроизводителя входит поддерживать базу данных о всех документах организации в актуальном состоянии.

План работы делопроизводителя

Работа делопроизводителя напрямую зависит от внешних факторов – и строится на том, что события, которые необходимо отразить в деятельности предприятия, происходят незапланировано. Вы не можете чётко сказать, что именно вам придется делать завтра. Но общий план работы всё-таки должен быть – это помогает избегать нагромождения лишних поручений от руководства.

Раз в неделю

 

Раз в неделю – обычно в пятницу утром – готовится и сдаётся в вышестоящую организацию план работы на следующую неделю. Частично это пережитки советского прошлого, но: подготовку плана можно использовать для PR-компании – себя лично и своего отдела делопроизводства. Акцентируя внимание на сильных сторонах вашего отдела в делопроизводстве, вы рано или поздно добьетесь любых запланированных целей на профессиональной арене.

Раз в месяц

 

Часто в обязанности делопроизводителя входит стенографирование заседаний коллегиальных органов – разнообразных советов, комиссий etc. Состоятельная фирма может позволить пригласить для этого стенографистов, результатом работы которых будет подготовка стенограммы заседания. На основании этой стенограммы сотрудник отдела делопроизводства готовит протокол заседания, выписки из которого по окончании заседания рассылаются непосредственным исполнителям и заказчикам, рассмотрение заявок которых поднималось в ходе заседания.

Раз в году

Один-два раза в год на предприятиях практикуют приглашение студентов вузов для прохождения производственной практики. Хочется посоветовать студентам: постарайтесь максимально использовать этот шанс и ознакомиться с работой опытных делопроизводителей, ознакомиться с профессией в целом, вникайте во все нюансы их работы.

Как правило, вам будут поручать небольшие задания, чтобы разгрузить своих сотрудников – но зато это даст вам право расспросить делопроизводителей обо всём, что вам любопытно.

Используйте свой шанс получить работу в этой организации – обязательно подготовьте своё резюме, пускай даже оно состоит из одного высшего образования, ваших навыков и контактов, и оставьте его руководителю практики. Если вы хорошо проявили себя при исполнении поручений – не сомневайтесь, вас запомнят. Сейчас популярно привлекать сотрудников со стороны в случае аврала – ваша помощь в будущем может оказаться очень кстати, и вам обязательно позвонят.

Обязанности делопроизводителя

В обязанности делопроизводителя входит: приём и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов или распоряжений по предприятию, подготовка протоколов заседаний коллегиальных органов и подготовка выписок из протоколов заявителям. При отсутствии архивариуса на предприятии в обязанности делопроизводителя входит архивирование документов.

Чем отличается делопроизводитель от секретаря

Делопроизводитель, конечно же, стоит на ступень выше по важности в организации, чем секретарь, поскольку делопроизводитель занимается документооборотом организации в целом, а не только документооборотом руководителя. Всё равно все документы в организации, так или иначе проходят через руководителя, но заносит-то их руководителю – секретарь. Поэтому и секретарь – более приближенное лицо к руководителю, чем делопроизводитель.

Однако грамотный руководитель всегда оценит, если служба делопроизводства на его предприятии хорошо выполняет свою работу.

Курсы делопроизводства

Курсы делопроизводства часто дают весьма общее понятие о делопроизводстве, но они могут влюбить вас в профессию делопроизводителя, а могут – и отвернуть, это дело личного вкуса. На курсах делопроизводства преподают основы делопроизводства, знакомят с типовой инструкцией по делопроизводству, с законодательством в сфере делопроизводства, обучают навыкам скоростного печатания вслепую (кстати, очень полезный навык, который сослужит вам добрую службу), а также обучают этике и правилам проведения деловых переговоров.

Профессиональные навыки делопроизводителя

Внимательность, усидчивость, внимание к деталям, ответственность, исполнительность, любовь к работе с документами, педантичность, спокойное отношение к тому, что в работе делопроизводителя необходимо чётко придерживаться инструкций.

автор: Надежда Панталий

 

Советские новогодние открытки

Советские новогодние открытки

5 Комментариев

Советские новогодние открытки: 15 красочных фото открыток "С Новым годом!" из нашего недавнего прошлого.

Циничные демотиваторы о любви и об отношениях

Циничные демотиваторы о любви и об отношениях

8 Комментариев

Каждый мужчина хочет, чтобы у него была умная, добрая, верная и красивая девушка. Но всё это заканчивается, когда умная узнаёт о доброй, а верная о красивой… Демотиваторы

Загрузка...
КОММЕНТАРИИ

Юлия от 19 сентября 2018 г. 16:12

Я работаю  делопроизводителем без  образования уже 1 год. Работа не сложная, но трудоемкая, и требует постоянного самообучения

Виктория от 6 марта 2013 г. 10:07

Согласна с Nadiya полностью. Профессия делопроизводителя требует большого объема знаний и самое главное - постоянного повышения квалификации. Это обусловлено частыми изменениями нормативной базы и принятием новых форм документов. В ЦНТИ "Прогресс" регулярно проводятся семинары для делопроизводителей и сотрудников канцелярии. Вы можете выбрать тот семинар, который необходим именно Вам для повышения своего уровня знаний.
Вот подробное расписание семинаров по делопроизводству - cntiprogress.ru/seminars

Nadiya от 15 октября 2012 г. 11:33

для ярины:
Желательно всё-таки закончить хотя бы курсы по делопроизводству - там вы получите базовые знания, познакомитесь с инструкцией по делопроизводству, узнаете, как вести кадровое делопроизводство.
Совсем без образования можно начинать работать разве что помощником делопроизводителя.

ярина от 15 октября 2012 г. 8:50

а совсем без образования?
сложно работать делопроизводителем без образования?

  ИМЯ:    
    
E-mail:    
необязательно    
  ВАШИ КОММЕНТАРИИ:*    
Осталось символов: 

* На портале приветствуется самостоятельное мышление и не приветствуется оскорбление других пользователей. Просим максимально воздерживаться от ненормативной лексики.

Добавить Cancel

 

Информагентство
Советские новогодние открытки РАЗНОЕ

Советские новогодние открытки

27 Декабря 20195 Комментариев

 

НОВОЕ

История искусства рождается сегодня   О ПРОЕКТЕ

ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ!

НАШИ ПАРТНЕРЫ

Центр Української культури та мистецтва

АВТОРСКИЕ ПРАВА

Копирование материалов портала 2queens.ru разрешается при наличии гиперссылки, открытой для индексации поисковыми системами, и уведомления о копировании материалов редакции портала 2queens.ru через почтовый ящик info@2queens.ru.